Office 365 bevezetés, az első lépéstől a napi használatig

Office 365 bevezetés cégeknek

A vállalati levelezés, a közös dokumentumkezelés és az online értekezletek ma már mindennapos eszközök. Sok cég azonban még régi, helyi levelezőszervereken dolgozik, ahol nehézkes a karbantartás, korlátozott a tárhely, és a távoli munkavégzés sem megoldott. Az Office 365 (Microsoft 365) bevezetésével ezek a problémák megszűnnek, viszont az átállás megfelelő tervezést és szakértelmet igényel. Mi végigvezetjük az ügyfeleinket az egész folyamaton, a licenc kiválasztásától a napi használatig.

Office 365 bevezetés és konfiguráció

Egy új rendszer bevezetése sok kérdést felvet: milyen csomagra van szükség, hogyan állítsuk be a felhasználói fiókokat, milyen jogosultságokat kapjanak a munkatársak.

Mit vállalunk?

• a megfelelő licenc kiválasztása az iroda méretéhez és igényeihez
• felhasználói fiókok létrehozása és beállítása
• csoportok, megosztott postafiókok és terjesztési listák kialakítása
• jogosultságok és hozzáférési szintek beállítása
• domain regisztráció és DNS rekordok konfigurálása az Office 365-höz

Eredmény: minden munkatárs saját fiókkal, megfelelő jogosultságokkal és a céges domainnel ellátott levelezéssel kezdheti a munkát.

Levelezés migráció régi rendszerről

Sok cég még hagyományos levelezőszervereket használ, helyi Exchange, cPanel, IMAP vagy POP3 alapú megoldásokat. Az átállás bonyolultnak tűnhet, de mi gondoskodunk a teljes folyamatról.

Mit migrálunk?

• e-mail fiókok teljes tartalma, beérkező, elküldött és saját mappák
• naptárak és időpontfoglalások
• névjegyek és kapcsolatok
• mellékletek és archív levelek

Az átállás során a régi és új rendszer egy ideig párhuzamosan működik, így a napi munka nem áll meg, és a kollégák zökkenőmentesen szoknak hozzá az új környezethez.

Eredmény: egyetlen levél, naptári esemény vagy névjegy sem vész el, a kollégák pedig megszakítás nélkül folytathatják a munkát.

Együttműködési eszközök beállítása

Az Office 365 nem csak levelezés. A csomag részeként számos olyan eszközt kapsz, amellyel a csapat hatékonyabban tud dolgozni.

Az alábbi eszközöket állítjuk be és tanítjuk meg használni:

• Microsoft Teams, csapatos csevegés és online értekezletek
• OneDrive, személyes felhőtárhely a céges fájlokhoz
• SharePoint, csoportos dokumentumtárak és belső portál
• Outlook, levelezés és naptár integrálva
• Office programok (Word, Excel, PowerPoint), asztali és böngészős verzióban

Eredmény: a munkatársak bárhonnan, bármilyen eszközről közösen dolgozhatnak ugyanazokon a dokumentumokon, és egy helyen érik el a kommunikációs csatornákat.

Biztonság és adatvédelem

A felhőalapú szolgáltatások használatakor elsődleges szempont az adatbiztonság. Az Office 365 számos beépített védelmi funkciót kínál, ezeket azonban megfelelően be kell állítani.

Mit állítunk be?

• többfaktoros hitelesítés (MFA) minden felhasználónak
• jogosultságkezelés és szerepkörök
• biztonsági irányelvek a jelszavakra és bejelentkezésekre
• megosztási szabályok a OneDrive és SharePoint tartalmakra
• spam- és adathalászat elleni szűrők

Eredmény: védett ügyféladatok, GDPR-megfelelőség, és a fiókok illetéktelen hozzáféréstől védve.

Folyamatos támogatás a bevezetés után

Az Office 365 bevezetése nem ér véget a migrációval. A napi működés során is számos kérdés merülhet fel, új felhasználó belépésétől a jogosultságok módosításán át a hibák kezeléséig.

Mit biztosítunk?

• új felhasználói fiókok létrehozása és beállítása
• jogosultságok módosítása, csoportok kezelése
• hibajavítás és felhasználói támogatás
• licenc bővítés vagy csökkentés a céges igények szerint
• rendszeres ellenőrzés és karbantartás

Összegzés

Az Office 365 bevezetése ma már a legtöbb vállalkozásnál a napi működés alapja. Mi abban segítünk, hogy az átállás gyors, biztonságos és adatvesztés nélküli legyen, a beállítások pedig megfeleljenek a céges igényeknek és az adatvédelmi előírásoknak. A bevezetés után is mellettetek vagyunk, a napi támogatástól a jogosultságkezelésen át a licenckezelésig.